資料庫在多人使用的情況下，想要知道是誰（Who）以及是誰（When）建立了某筆記錄，利用CreatedBy 和 CreatedOn，就是很好的兩個欄位 Field，用來記錄重要的「人」跟「時間」這兩個資訊。

FileMaker 的 Auto-Enter 是很方便好用的功能。
CreatedBy 欄位我們可以設定自動填入「帳號」Account Name

CreatedOn 欄位我們可以設定自動填入「時間」Timestamp
* Timestamp 會幫忙記錄「日期」＋「時間」Date and Time

有了 CreatedBy 和 CreatedOn 之後，可能會有人再次去修改（更新）某筆資料，這時候就會需要額外的兩個欄位：ModifiedBy 和 ModifiedOn，記錄資料最近一次被修改的「人」跟「時間」。

這兩個欄位可以讓管理者知道某筆資料「最後（時間）」是被「誰」所修改的。

ModifiedBy 和 ModifiedOn 兩個欄位的建立如下：

最終我們會建立出四個欄位：CreatedBy, CreatedOn, ModifiedBy, ModifiedOn
這些欄位都會自動記錄「人」跟「時間」等兩個資訊，個人認為這個功能對於管理者來說非常重要，尤其是在多人共同使用的資料庫系統上面。