FileMaker，或者說一個好的資料庫，要做到能正確且方便地記錄資料。

除此之外，還有另一件重要的事情，就是「輸出資料」，或者說 Reporting

為什麼要輸出資料呢？因為資料庫的資料並不是只有給自己觀看而已，常常還需要分享給同事、客戶或者其他人，而這個時候，FileMaker 就需要進行資料輸出的動作。

分享檔案最好的方式就是直接分享 FileMaker 檔案，也就是檔名為 .fmp12 的檔案。

PS. FileMaker Pro 資料庫最新的檔案格式，包括 FileMaker 12, 13, 14，以及最新的 FileMaker 15 都是副檔名 .fmp12 的檔案)

分享 .fmp12 的 FileMaker 的檔案給其他人是最理想的方式，但必要條件就是對方也要有 FileMaker Pro 的軟體才能打開。那如果對方沒有 FileMaker 軟體呢？這時候就要採用不同的方式來分享檔案。

以下介紹我所知道的方法。

方法一：Print  直接列印檔案

然後用紙本的方式提供給對方，這個方式在傳統的公司以及許多場合都還是蠻常見的。

Preview Mode 模式下，右上角 Print 按鈕，點選後調整印表機設定就可以完成紙本列印。

方法二：Save as PDF  輸出 PDF

第二個方法是輸出 PDF，FileMaker 內建的 PDF Generator 可以自行輸出 PDF，不需要在另外安裝第三方 PDF 輸出軟體。

Preview Mode 模式下，點選中間上方 Save as PDF 按鈕 > 命名檔案 (ex. 報表.pdf) >
檔案儲存位置 (ex.文件) >  Automatically open file 儲存後同時自動打開 pdf

Save 後直接輸出 PDF 檔，在文件中可以找到此檔案。

 

方法三：Save as Excel  輸出 Excel

第三個方法是輸出 Excel，基本上跟上面第二個方法類似，按下中間上方的按鈕 Save as Excel，接著命名檔案等等，唯一的差別是檔案是 Excel 模式，在 WINDOWS 環境由 EXCEL 打開，Mac 環境可能由 Numbers 打開。（雖然我自己的電腦是 MAC，但我沒有安裝 Numbers 試算表軟體，所以由用 EXCEL 的 Mac 版本來開啟檔案。）

方法四：Export Records 彈性輸出檔案

第四個方法擁有更多彈性。前面三個方法都可以輸出檔案，但是限制就是紙能輸出當前 Layout 顯示的樣子跟欄位順序。採用第四個方法，可以自由選擇檔案格式，如：

• Tab-Separated Text
• Comma-Separated Text
• DBF
• Merge
• HTML Table
• FileMaker Pro
• XML
• Excel Workbooks (.xlsx)

許多的檔案形式可以選擇，依照使用者的各種不同需求。

假設我們選擇最後一項 Excel Workbooks (.xlsx)，填入不同的欄位順序：

• 供應商
• 水果種類
• 日期
• 數量

這樣就可以跑出跟原本 Layout 不同的欄位順序的報表，而不用另外再設計一個 Layout，非常的方便跟有彈性。

總結一下第四個方法的好處，就是：「可任意選擇報表格式」＋「可任意選擇欄位及欄位順序」