[FileMaker] 報表 or 輸出

FileMaker,或者說一個好的資料庫,要做到能正確且方便地記錄資料。

除此之外,還有另一件重要的事情,就是「輸出資料」,或者說 Reporting

為什麼要輸出資料呢?因為資料庫的資料並不是只有給自己觀看而已,常常還需要分享給同事、客戶或者其他人,而這個時候,FileMaker 就需要進行資料輸出的動作。

分享檔案最好的方式就是直接分享 FileMaker 檔案,也就是檔名為 .fmp12 的檔案。

PS. FileMaker Pro 資料庫最新的檔案格式,包括 FileMaker 12, 13, 14,以及最新的 FileMaker 15 都是副檔名 .fmp12 的檔案)

分享 .fmp12 的 FileMaker 的檔案給其他人是最理想的方式,但必要條件就是對方也要有 FileMaker Pro 的軟體才能打開。那如果對方沒有 FileMaker 軟體呢?這時候就要採用不同的方式來分享檔案。

以下介紹我所知道的方法。

方法一:Print  直接列印檔案

然後用紙本的方式提供給對方,這個方式在傳統的公司以及許多場合都還是蠻常見的。

Preview Mode 模式下,右上角 Print 按鈕,點選後調整印表機設定就可以完成紙本列印。

螢幕快照 2016-11-15 下午6.14.15.png

方法二:Save as PDF  輸出 PDF

第二個方法是輸出 PDF,FileMaker 內建的 PDF Generator 可以自行輸出 PDF,不需要在另外安裝第三方 PDF 輸出軟體。

Preview Mode 模式下,點選中間上方 Save as PDF 按鈕 > 命名檔案 (ex. 報表.pdf) >
檔案儲存位置 (ex.文件) >  Automatically open file 儲存後同時自動打開 pdf

Save 後直接輸出 PDF 檔,在文件中可以找到此檔案。

螢幕快照 2016-11-15 下午6.22.01.png

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方法三:Save as Excel  輸出 Excel

第三個方法是輸出 Excel,基本上跟上面第二個方法類似,按下中間上方的按鈕 Save as Excel,接著命名檔案等等,唯一的差別是檔案是 Excel 模式,在 WINDOWS 環境由 EXCEL 打開,Mac 環境可能由 Numbers 打開。(雖然我自己的電腦是 MAC,但我沒有安裝 Numbers 試算表軟體,所以由用 EXCEL 的 Mac 版本來開啟檔案。)螢幕快照 2016-11-15 下午6.30.39.png

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方法四:Export Records 彈性輸出檔案

第四個方法擁有更多彈性。前面三個方法都可以輸出檔案,但是限制就是紙能輸出當前 Layout 顯示的樣子跟欄位順序。採用第四個方法,可以自由選擇檔案格式,如:

  • Tab-Separated Text
  • Comma-Separated Text
  • DBF
  • Merge
  • HTML Table
  • FileMaker Pro
  • XML
  • Excel Workbooks (.xlsx)

許多的檔案形式可以選擇,依照使用者的各種不同需求。

假設我們選擇最後一項 Excel Workbooks (.xlsx),填入不同的欄位順序:

  • 供應商
  • 水果種類
  • 日期
  • 數量

這樣就可以跑出跟原本 Layout 不同的欄位順序的報表,而不用另外再設計一個 Layout,非常的方便跟有彈性。

總結一下第四個方法的好處,就是:「可任意選擇報表格式」+「可任意選擇欄位及欄位順序

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