如果想在多筆記錄中，主動分類出資料，讓觀看的人更容易理解，Sub-summary 就是一個很棒的方法。

Sub-summary 在製作報表時尤其好用，以下我們就利用一個報表的例子來作說明，請看圖。

善用分類讓資料更清楚

上下兩張圖，是水果批發記錄的「報表」，資料來源完全相同的情況下，可以發現第二張圖清楚多了，簡潔的呈現了分類資料。差別在於，第二張圖根據「月份」做好了分類。

怎麼作？

這個功能要怎麼操作呢？

就是利用 Sub-summary 這個功能，很簡單就可以完成，以下是操作步驟。

Sub-summary 操作步驟：

1. 右上角 Edit Layout
2. 上方功能區 Layouts – Part Setup
3. Create…
4. Sub-summary when sorted by [ ____ ]。
   [ ____ ] 選擇欲用來分類的目標欄位。（在這個例子就是「年月記錄」）
5. This part can be printed above or below the records that it summarizes.
   – Print Above – Done
6. 上方功能區 Insert – Merge Field
   選擇欲用來分類的目標欄位。
7. 右上角 Exit Layout – Save
8. 上方功能區 Sort – 欲用來分類的目標欄位 – Move to “Sort Order"

可能會遇到的問題：「沒有任何反應！」

奇怪，一切都做好了，但卻沒有任何反應！很正常，因為第8步沒作。
大部分時候我們 忘記 根據欲分類的「欄位」作 “Sort"，只要補上操作步驟第8步，在功能區點選 Sort 並根據目標欄位來做 Sort，馬上就會完成了 🙂